Praxis-Tipp Amadeus Bahn:
Abwicklung von Gruppen-Angeboten über die RAIL-Maske

Erfahren Sie hier, wie Sie Gruppen-Angebote mit Sitzplatzreservierung buchen, Gruppen-Fahrscheine erstellen und die Buchung später bearbeiten.

Für die Buchung eines Gruppenangebotes mit Sitzplatzreservierung rufen Sie die Funktion „(TMF) Ticket mit Fahrplan“ auf. Die Teilnehmerkarten zu einem Gruppen-Fahrschein werden über die Funktion „(TN) Ticket National“ bzw. „(TI)Ticket International“ erstellt. Eine spätere Bearbeitung (Restzahlung, Teilstorno, Zubuchung) erfolgt über die Auftragsverwaltung.

Gruppenbuchung mit Reservierung (Beispiel mit Anzahlung)

Gruppe mit Anzahlung – Auswahl Hinfahrt, Rückfahrt und Preis in Angebotsübersicht Bild klicken zum Vergrößern

Abholung: Reisebüro - Erstellung der Reiseunterlagen (Fahrschein, Reservierung, Reiseverbindung) ohne sofortigen Ausdruck
Hinweis: Eine Anzahlung für Gruppen ist nur mit der Abholungsart „Reisebüro“ und als Buchung möglich.

Funktion:  (TMF) Ticket mit Fahrplan

Reservierung: Gewünschte Reservierungsart für Gruppen, z.B. (SG) Sitz Gruppe

Erw./Ki.: Personenzahl, unterteilt in Erwachsene und Kinder. Anhand der Eingabe in diesem Feld wird bereits automatisch der Gruppentarif (ab 6 Personen) berechnet und das Fenster „Reisendenprofil Gruppe Inland“ geöffnet (siehe auch Symbol  in der Grundmaske).

Anzahlung:  Setzen Sie ein Häkchen  vor das Feld „Anzahlung“.

Hinweise: Die Eingabe eines bestimmten Angebotes im Feld “Angebot DB“ (z.B. GR5 für GRUPPE&SPAR 50) ist nicht erforderlich. Mit der Vorbelegung „(*) NP+weitere Angebote“ erscheinen automatisch alle verfügbaren Gruppenangebote. Falls bei Hin- und/oder Rückfahrt(en) die Hin- und/oder Rückfahrt für einen bestimmten Gruppentarif nicht verfügbar ist, wird dies im Preisdetail angezeigt, um ggf. Eingabekriterien zu verändern.

Durch Klick auf die Schaltfläche  erhalten Sie die Angebotsübersicht. Hier wählen Sie die gewünschte Verbindung aus und markieren den Preis mit einem Häkchen . Die Züge, die reserviert werden können, sind bereits mit einem Häkchen  gekennzeichnet.
Tipp: Die vollständige Bezeichnung des Gruppenangebotes erhalten Sie durch die Mauszeiger-Position auf die Preisart (siehe Abb. 1).

Erfassen Sie weitere Reservierungswünsche durch Klick auf die Schaltfläche  und auf die Teilmaske für den gewünschten Zug. Wählen Sie anschließend den gewünschten Gruppenpreis aus und hinterlegen Sie ihn gemeinsam mit den Sitzplätzen durch Klick auf die Schaltfläche  in Ihrer DB-Agentur. (Mit der Abholungsart „Direktverkauf“ ist auch ohne Anzahlung ein sofortiger Druck möglich.) Die Auftragsnummer, unter der die einzelnen Leistungen in der Auftragsverwaltung mit allen Detailinformationen gespeichert sind, wird automatisch vergeben.

Es erfolgt ein sofortiger Wechsel in die Registerkarte „Auftrag“ zum Auftragsdetail mit Anzeige der Leistungen bzw. Leistungspositionen (z.B. Gruppenfahrschein sowie Reservierungen) und deren Status. Alle Detailangaben zu den Sitzplatzreservierungen erhalten Sie durch einen Klick auf das Symbol , Angaben zum Fahrschein durch einen Klick auf das Symbol .   

Der Betrag für die Sitzplatzreservierung ist in die VERK-Maske übernommen. Der Gruppenfahrschein ist mit dem Anzahlungsbetrag verrechnet. Zusätzlich erscheint die DB Identifizierungs-Nummer (IDENT-NR - auch Z-Nummer bzw. interne Belegnummer genannt) im Feld „Dokumenten-Nr.“. Über den Anzahlungsbetrag wird kein Leistungsbeleg (DB Fahrschein/Ticket), sondern ein Verkaufsbeleg (über VERK-Maske) mit Angabe der DB IDENT-NR und der Auftrags-Nummer ausgedruckt. Mit der Auftrags-Nummer können Sie sich den Auftrag jederzeit über die Auftragssuche (Symbol ) zur endgültigen Zahlung darstellen lassen.

Die Quittung (Anzahlungsbeleg) ist grundsätzlich über die VERK-Maske zu erstellen und nicht mit der Schaltfläche  im Auftragsdetail der RAIL-Maske, da die Anzahlung andernfalls sofort in Restzahlung umgewandelt wird.

Teilnehmerkarten zum Gruppen-Fahrschein

Eingaben für Teilnehmerkarten (hier zum innerdeutschen Gruppenfahrschein) Bild klicken zum Vergrößern

In der Grundmaske:

Funktion: (TN) Ticket National für Teilnehmerkarten zum innerdeutschen Gruppenfahrschein, ansonsten (TI) Ticket International

Produkt: (B) ohne ICE-Berechtigung

Angebot: DB  z.B. (874) Teilnehmerkarte Hin- und Rückfahrt

Von / Nach:  Strecke des Gruppenfahrscheins

In der Teilmaske:

Anzahl:  Anzahl der Teilnehmerkarten

Auftrags-Nummer: Auftrags-Nummer des zugehörigen Gruppenfahrscheins

Mit Klick auf die Schaltfläche  erscheint die Kontrollanzeige bzw. Preisauskunft. Zum Druck der Teilnehmerkarten klicken Sie auf die Schaltfläche  

Tipp: Für jede Teilnehmerkarte wird in der VERK-Maske eine Position mit 0,00 EUR angelegt. Wenn Sie keinen Kassenzettel mit den einzelnen Positionen benötigen, können Sie zum Auflösen der Abwicklungsnummer (ANR) eine Quittung erstellen (Eingabe „Q“ im Feld „Verkaufsbeleg“).   

Anzahlung in Gesamtzahlung umwandeln (Restzahlung)   

Grundsätzlich werden Fristen zur Fälligkeit eines Auftrages von der DB festgelegt und im DB RailGuide veröffentlicht. Bei Umwandlung einer Anzahlung in eine Gesamtzahlung ist diese Restzahlung bei Gruppenbuchungen derzeit bis 14 Tage vor Reisebeginn fällig (für Großgruppen ab 49 Personen bis 30 Tage vor Reisebeginn). Nach Ablauf der Umwandlungsfrist ist nur noch eine Erstattung möglich.

Amadeus Bahn prüft bereits täglich, ob noch Aufträge mit offenen Restzahlungen für Ihre DB Verkaufsstelle bestehen. Sie erhalten automatisch einen Hinweis, dass in den nächsten 7 Tagen Restzahlungen fällig werden und eine gesonderte Auftragssuche durchzuführen ist. In der Symbolleiste der Registerkarte „Verkauf“ erscheint ein blinkendes Kreis-Symbol  zur Erinnerung. Nach Abruf der fälligen Aufträge (Restzahlungen) über die Auftragssuche verschwindet dieses Symbol automatisch.

Klicken Sie auf das Symbol  (Auftrag suchen) um das Fenster „Auftragssuche“ zu öffnen. Sie können sich den gewünschten Auftrag durch die Eingabe der Auftrags-Nummer sofort darstellen lassen oder bequem danach suchen, z.B. nach fälligen Aufträgen (Restzahlung) oder Namen.

Im Auftragsdetail markieren Sie mit einem Häkchen  die Position der Anzahlung und führen mit Klick auf die Schaltflächen  oder  die Restzahlung durch.

Auftragsdetail - Umwandlung Anzahlung in Gesamtzahlung (Restzahlung) Bild klicken zum Vergrößern

Es wird eine Abwicklungsnummer vergeben und der Buchungsstatus wechselt von „Angezahlt“ in „Gezahlt“. Zum Ausdrucken der Belege markieren Sie die gewünschte Leistung oder Leistungsposition mit einem Häkchen  und klicken anschließend (falls der  Druck noch nicht erfolgt ist) auf die Schaltfläche  Die Verrechnung der Restzahlung erfolgt in der VERK-Maske. Der Anzahlungsbetrag wird zurückgebucht und es erfolgt eine Belastung über den Gesamtbetrag des Gruppenpreises.  

Teilstorno/Zubuchung von Teilnehmern

Anwendung:

• (TST) Teilstorno (nur bei Gruppen)
  Über das System frühestens 180 Tage vor dem 1. Geltungstag möglich,
  Verringerung der Teilnehmerzahl (Gruppen) zum ursprünglichen Fahrschein
• (ZUB) Zubuchung (nur bei Gruppen)
  Vergrößerung der Teilnehmerzahl (Gruppen) zum ursprünglichen Fahrschein

Bei Teilstorno/Zubuchung für einen Anzahlungsbeleg erfolgt die Markierung mit einem Häkchen  bei „Anzahlung“ bereits automatisch. So ist sichergestellt, dass es sich auch bei dem Umtauschdokument um einen Anzahlungsbeleg handelt.

Zunächst stellen Sie über die Auftragssuche (Symbol ) den gewünschten Auftrag dar. Anschließend versehen Sie im Auftragsdetail die Leistungsposition für den Fahrschein mit einem Häkchen .

Mit Klick auf das Symbol  erscheint das Fenster „Stornierung/Umtausch“. Wählen Sie die Aktion „(TST) Teilstorno“ bzw. „(ZUB) Zubuchung“ aus.

Mit Klick auf die Schaltfläche  wird die Aktion gestartet. Bestätigen Sie den Hinweis, nach dem Aufschalten der Registerkarte „Verkauf“ die Umtauschdaten einzugeben, mit Klick auf die Schaltfläche . Es erfolgt der sofortige Wechsel in die Registerkarte „Verkauf“ mit Übernahme aller Ticketdaten und der Umtauschmodus wird aktiviert.

Bei der Zubuchung geben Sie die höhere Teilnehmerzahl (bei Teilstorno die verringerte Teilnehmerzahl) im Feld „Erw/Ki“ ein und wählen mit Klick auf die Schaltfläche  das Angebot aus. 

Umtauschmodus – Im Beispiel wird die Teilnehmerzahl erhöht (Zubuchung) Bild klicken zum Vergrößern

Nach dem Klick auf die Schaltfläche  (bei der Abholungsart „Direktverkauf“ auf die Schaltfläche  ) wird der neue Fahrschein mit entsprechendem VERK-Eintrag gebucht bzw. gedruckt. Der ursprüngliche Fahrschein ist storniert. Der Buchungs-Status wechselt von „Gezahlt“ in „Zubuchung“ bzw. „Teilstorno“ und es wird eine Abwicklungsnummer vergeben. Beim Direktverkauf übergeben Sie den neuen Fahrschein an den Kunden und geben den ursprünglichen Fahrschein zur DB-Abrechnung.
Reservierte Plätze stornieren Sie mit „Teilannullierung“ bzw. buchen diese separat hinzu.

   Weitere Informationen: Eine Bedienungsanleitung finden Sie direkt in der RAIL-Maske unter  sowie im Internet unter www.de.amadeus.com/bahn
 

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